2019 - Sped eSocial, Sped Reinf, SPED ECF, SPED ECD

Grupo 1: empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões em 2016

Para o primeiro grupo do eSocial, existem duas entregas a fazer em 2019. A partir de fevereiro, devem ser enviados para a Receita Federal a Substituição da GFIP para recolhimento de FGTS. Depois desse processo, a próxima será somente em julho de 2019. Nesse momento, serão enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Grupo 2: demais entidades empresariais

Este grupo é um dos que mais fará entregas referentes ao eSocial em 2019. Já em janeiro, será necessário enviar as folhas de pagamentos de todos os funcionários da empresa.

A partir de abril de 2019, vão ser dois processos iniciados: o primeiro é a substituição da GFIP para recolhimento de contribuições previdenciárias e o segundo é a substituição da GFIP para recolhimento de FGTS. Depois disso, o grupo 2 só vai precisar enviar informações em janeiro de 2020.

Grupo 3: empregadores pessoa física, empresas optantes pelo Simples Nacional, produtores rurais pessoa física e entidades sem fins lucrativos

O mais novo grupo do eSocial é o que mais vai ter trabalho em 2019. Criado para simplificar o processo das empresas que o compõe, o terceiro grupo entregará quase todas as fases da obrigação nesse ano!

Já em janeiro, será necessário enviar os cadastros do empregador e tabelas. Em abril, é a vez de enviar os dados dos trabalhadores e vínculos, também chamados de eventos não-periódicos. Em julho de 2019, serão enviadas as folhas de pagamento dos funcionários e, fechando o ano, será vez de enviar a substituição da GFIP para recolhimento de contribuições previdenciárias e a substituição da GFIP para recolhimento de FGTS. Ambos serão cobrados em outubro deste ano. A última fase fica para 2020.

 

Grupo 4: órgãos públicos e organizações internacionais

Para esse grupo, 2019 será um ano tranquilo. Nenhuma fase será cobrada no ano, mas isso não pode gerar desatenção! Em 2020 a obrigação começa a valer e vai exigir o mesmo cuidado dos demais grupos.

EFD-Reinf e a régua fiscal de 2019

Junto com o eSocial, a EFD-Reinf é outra obrigação que vem para revolucionar o meio tributário brasileiro. Complementar à primeira, ela também foi dividida em grupos idênticos ao do eSocial e terá seu início diferenciado para cada modelo.

O primeiro grupo já está aplicado a EFD-Reinf desde janeiro de 2018. Para os outros, as datas são: 10 de janeiro de 2019 para o segundo grupo; 10 de julho para as empresas do terceiro grupo e o quarto grupo ainda está no aguardo da publicação pela Receita Federal. Depois de implementados à obrigação, eles devem enviar mensalmente as informações.

ECD, ECF e suas datas

A ECD e ECF são obrigações com nomes parecidos, mas com muitas diferenças entre si. A Escrituração Contábil Digital exige das empresas o Livro Diário e seus auxiliares, se existirem; Livro Razão e seus auxiliares, se existirem e Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcrito. Ou seja: não é uma obrigação exigida para todas as empresas.

A Escrituração Contábil Fiscal (ou ECF) por sua vez teve o objetivo de substituir a Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (DIPJ) e é obrigatória para todas as empresas.

A ECD deve ser entregue até o último dia útil de maio, que em 2019 será no dia 31. Na sequência, a ECF será entregue no último dia útil de julho, que também será dia 31 neste ano.

Conteúdo via Mastermaq

Fonte: www.mastermaq.com.br

 

eSocial: Os 7 erros que você não pode cometer para evitar multas

 

Admissão Retroativa

Admitir um empregado com data retroativa, na prática nunca foi permitido pela legislação trabalhista, e isso não muda com o eSocial, afinal o objetivo dessa obrigação é fazer cumprir o que a própria legislação determina.

 

As admissões devem ser enviadas para o eSocial até um dia antes do início da prestação do serviço, isso quer dizer que se você admitir um empregado, por exemplo, no dia 31/10 você tem até o dia 30/10 para enviar essa informação.

Quer dizer então que o eSocial não vai permitir o envio de admissões fora do prazo? Por exemplo, se eu tentar enviar uma admissão do dia 31/10 no dia 01/11? Não é bem assim! O prazo limite dessa admissão era 30/10, mas se a empresa quiser transmitir após essa data o eSocial não irá impedir, no entanto, estará sujeita a multa.Fugir do prazo pode gerar multa

Logo, se nessa situação a empresa transmite a admissão do dia 31/10 no dia 01/11, o que vai acontecer é que o Governo tomará conhecimento que o empregado estava trabalhando sem a carteira assinada, e essa empresa terá que pagar uma multa.

Qual o valor da multa?

Segundo a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), o empregador que mantiver empregado não registrado ficará sujeito a multa no valor de R$ 3.000,00 por empregado. Quando se tratar de uma microempresa ou empresa de pequeno porte, o valor da multa aplicada será de R$ 800,00. A multa pode ainda ser dobrada em caso de reincidência.

 

Por isso fique atento quanto aos prazos de envio dos eventos para o eSocial.

Férias Retroativas

Assim como a admissão, fazer férias com data retroativa também não é permitido pela legislação trabalhista. A CLT determina que a empresa deve comunicar as férias ao trabalhador, pelo menos 30 dias antes do início do gozo, o objetivo é propiciar tempo para que ele possa se planejar.

Saiba que o aviso de férias não será transmitido para o eSocial, mas isso não quer dizer que você não precisa mais fazê-lo!

Além disso, o empregado deve receber a remuneração das férias no máximo até 2 dias antes do início do gozo, se o pagamento ocorrer após essa data, a empresa será obrigada a pagar em dobro o valor das férias e o terço constitucional (Súmula 450 TST).

No eSocial a empresa informará as férias por meio dos seguintes eventos:

 

S-2230: relativo ao período de afastamento, deve ser enviado até o dia 07 do mês seguinte;

S-1200 e S-1210: relativo à remuneração e pagamento das férias, respectivamente, devem ser enviados até o dia 07 do mês seguinte ao de sua ocorrência.

Descrição Cargo diferente do CBO

O código e descrição dos cargos é de livre escolha do empregador, mas é importante que ele realize uma análise do seu organograma, e defina descrições que sejam compatíveis com a atividade exercida pelo colaborador.

No eSocial a tabela de cargos deve ser relacionada com a tabela de Classificação Brasileira de Ocupações (CBO). O código CBO deve ser informado de acordo com o nível de ocupação existente na tabela e corresponder à principal atividade do trabalhador.

Descrições genéricas como serviços gerais não podem ser utilizadas, afinal a própria tabela de CBO do Ministério do Trabalho não prevê esse tipo de cargo. Utilize uma descrição que identifique a atividade exercida pelo colaborador e um CBO compatível.

Utilizar CNAE Preponderante Errado

Segundo a Instrução Normativa RFB nº 971/2009, art. 72 inciso II, “ considera-se preponderante a atividade econômica que ocupa, no estabelecimento, o maior número de segurados empregados e trabalhadores avulsos”.

Será a informação do CNAE Preponderante que irá determinar a alíquota RAT (Riscos Ambientais de Trabalho) a ser utilizado pelo estabelecimento, essa alíquota varia de 1% a 3%, dependendo do nível do risco.

A empresa informará o CNAE Preponderante e a alíquota RAT no eSocial através do evento S-1005 (Estabelecimentos), e essa informação será validada de acordo com o Anexo V do Regulamento da Previdência Social (Decreto nº 3.048/99), sendo permitido uma alíquota diferente apenas se existir um processo administrativo ou judicial com decisão favorável ao contribuinte.

 

Verifique o CNAE 

Por isso é muito importante que você verifique o CNAE Preponderante de seu estabelecimento, se a sua empresa possuir apenas uma atividade, o CNAE Preponderante será o mesmo CNAE Principal. Porém, se ela possuir atividades secundárias, será necessário verificar mensalmente qual atividade ocupa o maior número de trabalhadores.

A alíquota RAT pode sofrer um aumento em até 100% ou ser reduzida a metade mediante a aplicação do FAP (Fator Acidentário Previdenciário). O FAP consiste num multiplicador, calculado por estabelecimento, que varia de 0,5000 a 2,0000, a ser aplicado sobre as alíquotas RAT, 1%, 2% ou 3%.

Então fique atento! Para o correto cálculo da contribuição previdenciária você precisa preencher corretamente o CNAE Preponderante, a alíquota RAT e a alíquota FAP.

Emendar Licença Maternidade com Férias

É comum uma empregada gestante solicitar a empresa a concessão de suas férias após o período da licença maternidade, mas isso é realmente permitido pela legislação?

Vejamos o que diz a Norma Regulamentadora nº 7:

 

“O exame médico de retorno ao trabalho, deverá ser realizado obrigatoriamente no primeiro dia da volta ao trabalho, de trabalhador ausente por período igual ou superior a 30 (trinta) dias por motivo de doença ou acidente, de natureza ocupacional ou não, ou parto”.

Portanto, se a empregada ficou afastada durante 120 dias por licença maternidade, ela não pode emendar esse afastamento com as férias, é preciso que ela volte ao trabalho e realize o exame de retorno, para em seguida poder gozar as suas férias.

Se o parto ocorrer nas férias?

Essa situação difere do caso em que a empregada tem o parto durante o gozo de suas férias. Cenário no qual o contrato de trabalho é suspenso, e ocorre, consequentemente, o início da licença maternidade, o que implica na interrupção das férias.

O eSocial prevê essa situação no item 9 do evento S-2230 do MOS (Manual de Orientação do eSocial), no qual ele menciona que se uma empregada gestante se afasta para gozo de férias e durante esse período ocorre o parto, a empresa deve informar o retorno do afastamento relativo às férias na data anterior ao parto e encaminhar um novo evento de afastamento informando o início da licença maternidade.

Vou te dar um exemplo para facilitar o entendimento:

Suponha que a Maria tirou suas férias de 01.04 a 30.04, e que no dia 15.04 ocorreu o parto. Assim teremos a interrupção das férias, e os afastamentos ficarão da seguinte forma:

Férias: 01.04 a 14.04Licença Maternidade: 15.04 a 12.08Férias: 13.08 a 28.08

Nessa situação não será necessário que a empregada retorne à empresa para realizar o exame de retorno ao trabalho, pois conforme a NR7 isso só será necessário se o trabalhador ficar ausente por período igual ou superior a 30 (trinta) dias, e se o afastamento for por motivo de doença ou acidente, de natureza ocupacional ou não, ou parto.

Como a empregada estava afastada por férias, no período de até 30 dias, ela pode sim iniciar a sua licença maternidade, não havendo a necessidade de fazer o exame de retorno.

Não atualizar os dependentes do IRRF

Para que o empregado tenha direito ao valor de dedução da base de cálculo do IRRF relativo aos dependentes, é necessário que essa informação esteja devidamente atualizada no sistema de folha da empresa.

O eSocial passou a exigir as seguintes informações para os dependentes do IRRF:

Tipo de dependente: conforme a tabela 7 do eSocial, você precisa informar se o dependente é um cônjuge, filho, irmão, dentre outros;

Nome do dependente;

Data de nascimento, e;

CPF do dependente: atualmente o preenchimento é obrigatório para dependentes com idade maior ou igual a 8 anos.

Atenção! A falta de preenchimento do CPF irá resultar em advertências no envio do cadastro do empregado.

Aviso Prévio Retroativo

A legislação determina que a empresa que rescindir o contrato de um empregado, sem justo motivo, deve comunicar o desligamento com pelo menos 30 dias de antecedência. Ocorre que na maioria das vezes os empregadores acabavam dando esse aviso prévio em data retroativa, afinal essa informação não era enviada para o Governo.

Porém, com o eSocial isso muda, pois sempre que ocorrer a comunicação da rescisão do contrato de trabalho, sem justa causa, a empresa deverá enviar para o Ambiente Nacional o evento S-2250, relativo ao aviso prévio.

Esse evento deve ser transmitido para o eSocial em até 10 dias de sua comunicação. Então supondo que a empresa comunique o empregado sobre o seu desligamento, por exemplo, no dia 01.10, ela terá até o dia 11.10 para enviar essa informação para o eSocial.

Cuidado com o aviso prévio

Fique atento! Aviso prévio em data retroativa pode provocar indenizações para a empresa, e agora com o eSocial o Governo terá acesso a essas informações de forma online.

Podemos perceber que o eSocial não está exigindo coisas novas, e sim cobrando o que a própria legislação trabalhista exige, por isso é muito importante que as empresas sigam a risca o que a lei manda.

Conteúdo originalmente publicado via Fortes Tecnologia

 

Onze curiosidades sobre o eSocial:

1 – Existe adiantamento quinzenal no eSocial?

Para o eSocial, a folha de pagamento é única. Isso significa que deve ser enviada uma vez por mês. Portanto, os adiantamentos são considerados pagamentos da mesma folha e devem ser informados no S-1200 – Remuneração de Trabalhador Vinculado ao Regime Geral de Previdência Social, bem como no S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho.

 

2 – Como retificar uma informação da folha de pagamento no eSocial?

Para os casos em que houver retificação de qualquer informação referente à folha, os empregadores deverão:

3 – Em caso de retificações, como a alteração do endereço do trabalhador, será necessário retificar as folhas de pagamento?Enviar o evento de abertura da referência que será retificada, por meio do arquivo S-1298 – Reabertura dos Eventos Periódicos;

Enviar os eventos de folha que serão retificados, como a remuneração de um trabalhador;

Enviar o evento de fechamento da referência retificada, por meio do arquivo S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos.

Acessar o Ambiente Nacional do eSocial para emissão das guias complementares, por meio da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Web (DCTFWeb).

Somente deverão ser retificadas as informações que quebrem a “integridade” com relação ao que foi prestado na folha de pagamento. Por exemplo, a alteração retroativa da lotação do trabalhador, retificação da data de admissão para mês diferente, dentre outros pontos.

4 – Os dias correspondentes às folgas precisam ser apresentados ao eSocial?

As folgas poderão ser identificadas pela não existência de horário estipulado para determinado dia, conforme previsto no campo 183 do arquivo S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador e no S-2206 – Alteração de Contrato de Trabalho, no campo 69. Para os empregadores, que concedem a folga aos domingos, isso ficará evidenciado pela não marcação de horários nesse dia.

Aos demais que usam escala de folgas, essa informação não estará disponível. É preciso salientar que o eSocial registra apenas os horários contratuais relativos à jornada. Todo o controle do trabalho deve ser feito no sistema de ponto eletrônico ou por meio dos sistemas mecânicos.

 

5 – Como o empregador deverá proceder se o processamento do arquivo for concluído somente no dia seguinte?

O que vale é a data de transmissão e não a de processamento. Só haverá problemas, se o evento for rejeitado por algum erro de validação.

6 – O envio dos valores anteriores à implantação do eSocial são obrigatórios?

Apenas das informações dos pagamentos realizados dentro da competência que está sendo implantada a obrigatoriedade do eSocial. Para isso, basta enviar o arquivo S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho, com o tipo de pagamento igual a “9 – Pagamento relativo a competências anteriores ao início de obrigatoriedade dos eventos periódicos para o contribuinte”.

7 – Como o empregador deverá proceder se houver descontos de valores indevidos dos seus trabalhadores, por exemplo, os empréstimos?

O empregador deverá utilizar a rubrica 2920- Reembolsos Diversos. Ela corresponde ao valor de descontos indevidos efetuados em competências anteriores.

8 – O CPF do dependente também deve ser submetido à qualificação cadastral?

O CPF do dependente não será validado no Cadastro de Pessoas Físicas. A validação será apenas pelo dígito verificador, mas a responsabilidade por informações não adequadas é do empregador.

9 – Se o empregador migrar de um sistema para outro, porém do mesmo fornecedor, é necessário enviar novamente a carga inicial? O que acontecerá, caso ele adote o sistema de um novo fornecedor?

O cumprimento das obrigações e envio dos eventos não sofrerá reflexos com a alteração do CNPJ da empresa de software. Assim, em caso de alteração desse dado, basta atualizar o campo por meio do próprio evento “Informações do Empregador”. Agora, se a companhia trocar de fornecedora de tecnologia, só será obrigatório o reenvio das informações de carga inicial, caso haja alguma informação nova ou ajuste a ser realizado por parte da organização.

 

10 – Para empresas com CNPJ ativo, mas sem movimento em nenhum dos registros do eSocial, será exigido envio de algum arquivo com a informação “Sem Movimentação”?

A situação “Sem Movimento” é caracterizada quando não há informação a ser enviada para o grupo de eventos periódicos S-1200 a S-1280. Nesse caso, o empregador enviará o “S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos” como sem movimento, na primeira competência do ano em que essa situação ocorrer. Caso a situação sem movimento persista nos anos seguintes, o Empregador/Contribuinte/Órgão Público deverá repetir esse procedimento na competência janeiro de cada ano, exceto para empregador pessoa física, cuja informação é facultativa.

11 – As alterações de horários de entrada e de saída, que eventualmente acontecerem na jornada de trabalho do funcionário, devem ser apresentadas ao eSocial?

Entende-se que as pequenas variações ocorridas no horário de trabalho, desde que sejam ocasionais que possam ser confirmadas no histórico do registro de ponto do trabalhador, não devem ser registradas no eSocial, pois não representam alteração do contrato de trabalho.